Einführung in die Nutzung von Nextcloud

Zielgruppe: Büroangestellte
Ziel der Schulung: Sicherer und effizienter Umgang mit der Nextcloud – Dateien hochladen, teilen und gemeinsam bearbeiten sowie Kalender und Freigaben nutzen.
Dauer: ca. 1–2 Stunden

Nextcloud ist eine datenschutzfreundliche Cloud-Plattform zur Speicherung, Synchronisation und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien, Kalendern und Kontakten – vergleichbar mit Diensten wie Dropbox oder Google Drive, aber unter eigener Kontrolle.

Vorteile:

• Daten liegen auf firmeneigenen Servern.
• Zugriff von überall (Browser, Desktop-App, Smartphone).
• Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit.
• Integration mit Kalender, Talk, Aufgabenlisten u.v.m.

Zugang:

• URL: https://cloud.example.de
• Anmeldung mit Ihrem Firmen-Login.

Nach der Anmeldung sehen Sie die Startseite mit:

• Dateien-App – zentrale Dateiablage
• Kalender-App – persönliche und geteilte Kalender
• Kontakte-App – Adressverwaltung
• Talk / Chat – Kommunikation im Team
• Einstellungen – Passwort, Sprache, Benachrichtigungen

Tipp:
Klicken Sie oben links auf das App-Menü (☰), um zwischen den Apps zu wechseln.

Hochladen:

• Ziehen Sie Dateien direkt per Drag & Drop ins Browserfenster, oder
• klicken Sie auf „+“ → Datei hochladen.

Ordner anlegen:

• Über „+ → Neuer Ordner“ können Sie Ihre Daten strukturieren.

Dateien umbenennen oder löschen:

• Rechtsklick auf eine Datei → gewünschte Aktion auswählen.

Desktop-Synchronisation:

• Installieren Sie den Nextcloud-Desktop-Client (Windows, macOS, Linux).
• Verbinden Sie ihn mit Ihrer Cloud-URL.
• Ihre Cloud erscheint als lokaler Ordner, der automatisch synchronisiert wird.

Interne Freigabe (Kollegen im Unternehmen):

• Datei oder Ordner auswählen → Teilen-Symbol (🔗) klicken.
• Namen oder E-Mail des Kollegen eingeben.
• Rechte festlegen:
  • „Kann bearbeiten“
  • „Kann kommentieren“
  • „Nur lesen“

Externe Freigabe (z. B. für Kunden):

• Teilen → Link erstellen
• Optional:
  • Passwortschutz
  • Ablaufdatum
  • Upload-Ordner aktivieren (z. B. für Dateieingang)

Freigaben verwalten:

• Unter „Geteilt mit mir“ oder „Geteilt von mir“ sehen Sie alle aktiven Freigaben.

Wenn Collabora Online oder OnlyOffice aktiviert ist:

• Doppelklick auf eine .docx, .xlsx oder .odt-Datei.
• Das Dokument öffnet sich direkt im Browser.
• Mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten.
• Änderungen werden automatisch gespeichert.

Tipp:
Kommentarfunktion nutzen, um Anmerkungen für Kollegen zu hinterlassen.

Kalender öffnen:

• App-Menü → Kalender

Termin anlegen:

• Klick auf gewünschtes Datum → Neues Ereignis
• Titel, Uhrzeit und Teilnehmer eintragen.

Kalender teilen:

• Zahnrad-Symbol neben dem Kalender → Freigeben
• Personen oder Gruppen hinzufügen.

Synchronisation:

• Desktop: über CalDAV-Link im Kalender-Einstellungsmenü.
• Mobil: über Nextcloud-App oder CalDAV-Account.

• Nutzen Sie starke Passwörter.
• Melden Sie sich nach der Arbeit ab.
• Keine sensiblen Daten an externe Personen ohne Absprache teilen.
• Bei Problemen oder Verdachtsfällen → IT-Abteilung informieren.

• Favoriten setzen (⭐), um häufig genutzte Dateien schneller zu finden.

  • Versionierung: ältere Dateiversionen können wiederhergestellt werden.
    * Papierkorb: gelöschte Dateien bleiben 30 Tage erhalten.
    * Offline-Arbeiten mit Nextcloud-App (Mobile/Client).
    

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Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich an:

• IT-Support: support@example.de

  • Telefon: 1234
    * Dokumentation: Nextcloud-Hilfe im Intranet

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Letzte Aktualisierung: date
Autor: IT-Abteilung / Schulungsleiter